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Portal Institucional, Blogs (Subsitios) y App Institucional

1. Publicación y actualización de contenidos editoriales en el Portal Institucional (Certificado – Proceso CM-P-007)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de actualización permanente de los contenidos editoriales de sus respectivos espacios de difusión (sitios web) dentro del Portal Institucional.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Documentos descargables (en formato PDF, .doc, .xlsx, .ppt, etc.).
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Revisión de los insumos por parte del coordinador del Portal Institucional y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  3. Actualización de los contenidos por parte del equipo de Asistentes del Sitio Web.
    A cargo de: Asistentes Sitio Web.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 3 días
  4. Revisión de la actualización realizada por parte del coordinador del Portal Institucional y, si es necesario, solicitud de corrección al equipo de asistentes.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  5. Remisión de informe de actualización realizada al área correspondiente.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Asistentes Sitio Web


Entre 1 y 3 días hábiles, de acuerdo con la complejidad de la actualización.

2. Creación, publicación y actualización de contenidos gráficos y multimediales en el Portal Institucional (Certificado – Proceso CM-P-009)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de asesoría, diseño y creación de contenidos gráficos y multimediales para apoyar la difusión de sus actividades en las páginas del Portal Institucional.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:


  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externos a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  3. Elaboración de una propuesta de diseño y publicación en un área de acceso restringido.
    A cargo de: Diseñador(a) web y/o diseñador(a) gráfico.
    Tiempo de ejecución: Entre 3 y 7 días
  4. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  5. Publicación del contenido.
    A cargo de: Diseñador(a) web y/o diseñador(a) gráfico.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  6. Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Diseñador(a) gráfico


Entre 3 días y una semana, de acuerdo con la complejidad de la solicitud y la cantidad de diseños requeridos.

3. Creación y publicación de sitios dentro del Portal Institucional

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de creación de sitios adscritos al Portal Institucional, con el propósito de divulgar sus actividades a la comunidad externadista y a los visitantes externos.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:


  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externos a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  3. Elaboración de una propuesta de diseño y publicación del sitio en un área de acceso restringido.
    A cargo de: Diseñador(a) web y asistentes sitio web.
    Tiempo de ejecución: Entre 10 y 30 días
  4. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  5. Publicación del sitio en el Portal Institucional.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional y/o diseñador(a) web y/o asistentes Sitio Web
    Tiempo de ejecución: 1 día
  6. Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Diseñador(a) gráfico


Entre 10 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del sitio requerido y la cantidad de contenidos editoriales, gráficos y multimediales.

4. Diseño, montaje y activación de blogs (subsitios)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles de la Universidad, el servicio de creación de blogs para la difusión de la información propia de sus actividades académicas.

Clientes: Unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles.

Proceso:


  • Información respecto de las características generales del blog.
  • Información sobre características especiales que requieran desarrollo por parte del equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Logotipos o material de imagen institucional creada por la Oficina de Comunicaciones.
  • URL requerida (subdominio).
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Relación de plantillas de diseño ya existentes en Patternlab (guía de estilos digitales) que se deseen implementar en el blog.
  • Árbol inicial de navegación.
  • Algunos contenidos editoriales, gráficos y/o multimediales iniciales.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico. 
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada. 
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  3. Solicitud de creación del subdominio para el blog. 
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hor
  4. Elaboración de una propuesta de diseño en Patternlab (guía de estilos digitales). 
    A cargo de: Diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 5 día
  5. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones. 
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  6. Requerimiento al equipo externo de soporte para la construcción del blog en el multisite de la Universidad. 
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 15 día
  7. Solicitudes adicionales (si aplican) al equipo externo de soporte para el desarrollo de las características especiales que el blog pueda requerir.
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 5 día
  8. Implementación del blog en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora 
  9. Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 2 días 
  10. Publicación del blog en el entorno de producción de la Universidad. 
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hor
  11. Adición de los contenidos iniciales proporcionados por el área. 
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 2 día
  12. Sesión de capacitación en el manejo de WordPress a las personas designadas por el área para la gestión de contenidos del blog.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hor
  13. Gestión de credenciales de acceso para las personas interesadas.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora 
  14. Remisión de informe al área correspondiente. 
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora 

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Equipo externo de ingenieros de soporte


Entre 15 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del blog requerido y las características especiales que requieran desarrollos por parte del equipo de soporte.  

5. Diseño e implementación de bancos de información en Portal Institucional o blogs (subsitios)

Objetivo: Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles de la Universidad, el servicio de creación de bancos de información para la consulta interna o externa de información especializada relacionada con sus actividades académicas.

Clientes: Unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles.

Proceso:


  • Información respecto al propósito del banco de información y el tipo de datos que albergará.
  • Matriz, elaborada por el área interesada, en la que se presenta:
    • Características de los datos a albergar (información editorial, gráfica o multimedial, documentos descargables, enlaces externos).
    • Campos necesarios para parametrizar cada dato.
    • Categorías de organización.
    • Criterios para los filtros de búsqueda.
    • Relaciones entre los datos.
    • Información sobre características especiales que requieran desarrollo por parte del equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Relación de plantillas de diseño ya existentes en Patternlab (guía de estilos digitales), que se deseen implementar en el banco de información.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  3. Elaboración de una propuesta de diseño en Patternlab (guía de estilos digitales).
    A cargo de: Diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 5 días
  4. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  5. Requerimiento al equipo externo de soporte para la construcción del repositorio en el Portal Institucional o en uno de los subsitios del multisite de la Universidad.
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 15 días
  6. Solicitudes adicionales (si aplican) al equipo externo de soporte para el desarrollo de las características especiales para el repositorio.
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 5 días
  7. Implementación del repositorio en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  8. Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 2 días
  9. Publicación del repositorio en el entorno de producción del Portal o del multisite.
    A cargo de: Equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  10. Si se publicó en el Portal: Carga de contenidos por parte de los asistentes del Sitio Web
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 2 días
  11. Si se publicó en el multisite: sesión de capacitación en el manejo de específico a las personas designadas por el área para la gestión de sus contenidos.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  12. Si se publicó en el multisite: Gestión de credenciales de acceso para las personas interesadas.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  13. Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Equipo externo de ingenieros de soporte


Entre 15 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del blog requerido y las características especiales que requieran desarrollos por parte del equipo de soporte. 

6. Publicación de fechas importantes para los programas académicos en Portal Institucional (Certificado – Proceso CM-P-007)

Objetivo: Publicación de información en la sección “Fechas importantes” de todos los programas académicos de la Universidad (doctorados, maestrías, especializaciones, pregrados y educación continuada) y activación / desactivación del aviso “Inscripciones abiertas”.

Clientes: Dirección de Admisiones.

Proceso:

  • Entrada de información en el formato FCM-19
  • Reporte de modificación del formato FCM-19 mediante correo electrónico

  1. Revisión del formato FCM-19 y/o recepción de alerta de modificación por correo electrónico.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional y/o asistente Sitio Web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  2. Modificación y publicación de la información en los campos necesarios.
    A cargo de: Asistente Sitio Web
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  3. Activación o desactivación de las inscripciones.
    A cargo de: Asistente Sitio Web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  4. Notificación automática a la Dirección de Admisiones y a las otras áreas interesadas.
    A cargo de: Asistente Sitio Web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Asistentes Sitio Web


Dos horas a partir de la recepción de la notificación del formulario FCM-19.

7. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para el Portal Institucional

Objetivo:Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funciones y mejoras en las siguientes áreas:

  • Experiencia de usuario.
  • Interfaz de usuario.
  • Diseño gráfico.
  • Usabilidad.
  • Accesibilidad.
  • Desempeño (performance).
  • Mejores prácticas.
  • Analítica de flujo de usuarios.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes remitidos por las unidades interesadas.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  • Evaluación de sus características en términos de:
    Diseño gráfico.
    Desarrollo.
    Actividades complementarias.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Asistentes de Sitio Web.
    Otros profesionales.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: Diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte y/o otros profesionales.
    Tiempo de ejecución: Concertado con el área solicitante
  • Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: De acuerdo con la complejidad de la solicitud
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional y/o Diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Equipo externo de ingenieros de soporte
  • Otros profesionales


Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento, en concertación con el área interesada.

8. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para el Portal Institucional

Objetivo:Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en el Portal Institucional reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Oficina de Comunicaciones.
  • Reporte de la incidencia por correo electrónico.
  • Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Trámite de la solución con el equipo involucrado:
    Diseñador(a) web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Asistentes de Sitio Web.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica
    A cargo de: Diseñador(a) web y/o asistentes de Sitio Web y/o ingenieros externos de desarrollo.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 3 días
  • Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Comunicación de la resolución al área o persona interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • 1 Asistentes de Sitio Web
  • Equipo externo de ingenieros de soporte


Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.

9. Diseño y envío del Boletín Académico semanal por correo electrónico

Objetivo:Diseño, implementación HTML y envío, mediante correo electrónico, del Boletín Académico semanal de la Universidad, dirigido a toda la comunidad externadista.

Clientes:Oficina de Comunicaciones.

Proceso:

  • Matriz de noticias a diagramar en el Boletín, con imagen destacada, lead y enlace al Portal Institucional, creada por el equipo de periodistas de la Oficina de Comunicaciones.
  • Retroalimentación de los periodistas respecto a ajustes menores, edición de textos o inclusión de información de último momento.

  • Revisión de la matriz de noticias.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional – Diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Inclusión de cada una de las noticias en el Boletín, con los recursos gráficos proporcionados por el Portal Institucional.
    A cargo de: Diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Maquetación HTML y CSS.
    A cargo de: Diseñador(a) web
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Implementación del envío en la plataforma SUMR.
    A cargo de: Diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Implementación del envío mediante lista de correo electrónico en Outlook.
    A cargo de: Diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Envío del Boletín todos los lunes a las 8:00 a.m.
    A cargo de: Diseñador(a) web
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web


4 horas a partir de la finalización de la elaboración de la matriz por el equipo de periodistas de la Oficina de Comunicaciones.

10. Creación de spots animados (motion graphics) y diseño gráfico

Objetivo:Por solicitud de las unidades académicas, administrativas y de apoyo, se lleva a cabo la elaboración de spots cortos animados y/o diseños gráficos para el Portal Institucional, redes sociales y canal de la Universidad en Youtube.

Clientes:unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Oficina de Comunicaciones.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo
    Tiempo de ejecución: N/A
  • Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Elaboración de una propuesta de diseño y publicación y remisión por correo electrónico.
    A cargo de: Diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 6 días
  • Retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional y/o diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web
    Tiempo de ejecución: 1 día
  • Publicación del contenido
    A cargo de: Diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Diseñador(a) gráfico


Entre 1 día y una semana, de acuerdo con la complejidad de la solicitud.

11. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para la App Institucional

Objetivo: Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funcionalidades y mejoras en las siguientes áreas:

  • Experiencia de usuario.
  • Interfaz de usuario.
  • Diseño gráfico.
  • Usabilidad.
  • Accesibilidad.
  • Desempeño (performance).
  • Mejores prácticas.
  • Analítica de flujo de usuarios.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  • Evaluación de sus características en términos de:
    Diseño gráfico.
    Desarrollo.
    Actividades complementarias.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: Equipo externo de soporte y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: Concertado con el área solicitante
  • Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: De acuerdo con la complejidad de la solicitud
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo.
    A cargo de: Equipo externo de soporte y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: Concertado con el área solicitante

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Equipo externo de ingenieros de soporte
  • Otros profesionales


Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento, en concertación con el área interesada.

12. Soporte técnico y gestión de incidencias en la App Institucional

Objetivo: Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en la App Institucional reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Oficina de Comunicaciones.
  • Reporte de la incidencia por correo electrónico.
  • Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Trámite de la solución con el equipo involucrado:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica.
    A cargo de: Diseñador(a) web y/o ingenieros externos de desarrollo.
    Tiempo de ejecución: Entre 1 y 3 días
  • Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Comunicación de la resolución al área o persona interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

 

  • Coordinador Portal Institucional
  • Equipo externo de ingenieros de soporte
  • Otros profesionales


Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.

13. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para los blogs (subsitios)

Objetivo: Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funcionalidades y mejoras en las siguientes áreas:

  • Experiencia de usuario.
  • Interfaz de usuario.
  • Diseño gráfico.
  • Usabilidad.
  • Accesibilidad.
  • Desempeño (performance).
  • Mejores prácticas.
  • Analítica de flujo de usuarios.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes remitidos por las unidades interesadas.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Evaluación de sus características en términos de:
    Diseño gráfico.
    Desarrollo.
    Actividades complementarias.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co)
    A cargo de: Diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte y/o otros profesionales
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante
  • Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional y/o diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante

  • Coordinador Portal Institucional
  • Diseñador(a) web
  • Equipo externo de ingenieros de soporte
  • Otros profesionales


establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento, en concertación con el área interesada.

14. Soporte técnico y gestión de incidencias en los subsitios (blogs)

Objetivo: Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en los subsitios, reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Oficina de Comunicaciones.
  • Reporte de la incidencia por correo electrónico.
  • Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

    • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
      A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
      Tiempo de ejecución: 1 hora
    • Trámite de la solución con el equipo involucrado:
      Diseñadores web.
      Ingenieros externos de desarrollo.
      Otros profesionales.
      A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
      Tiempo de ejecución: 1 hora

<liResolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica.
A cargo de: Diseñador(a) web y/o asistentes de Sitio Web y/o ingenieros externos de desarrollo.
Tiempo de ejecución: Entre 1 y 3 días

  • Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • Comunicación de la resolución al área o persona interesada.
    A cargo de: Coordinador Portal Institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora

 

  • Coordinador Portal Institucional
  • Equipo externo de ingenieros de soporte
  • Otros profesionales


Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.