Efectuar auditorías

La auditoría es una verificación que se lleva a cabo en la Universidad con el fin de validar el correcto funcionamiento de esta en distintos aspectos. También es denominada auditoría de primera parte; ya que la misma Universidad evalúa su sistema de gestión de la calidad. Por medio de la auditoría interna se espera:

• Velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas (ISO 9001:2015, NTC 5906:2012 y otros requerimientos especiales)
• Evaluar la idoneidad del sistema de gestión de calidad de la Universidad.
• Determinar la eficacia del sistema de gestión de calidad para la consecución de los objetivos establecidos previamente.
• Detectar oportunidades de mejora en el sistema de gestión adoptado.
• Mantener un registro y documentación que evidencia todo el proceso auditado.

1. Planificación de la auditoría: etapa del proceso en el cual se define un programa general de auditoría, donde se establecen funciones, tiempos y se designa los auditores responsables de ejecutarlas. Una vez se tenga la versión final del programa de auditoría, se comunica a cada líder de proceso el plan de auditoría, el cual contiene la información pertinente para su ejercicio.
2. Desarrollo de la auditoría: en la fecha señalada, el equipo auditor informa como se desarrollará el ejercicio de auditoría para ir comprobando el cumplimiento de los requisitos establecidos. En caso de encontrar hallazgos (No conformidad, observación y/o oportunidad de mejora), serán comunicados inmediatamente por el equipo auditor al trabajador auditado y posteriormente, en la reunión de cierre, al líder de proceso.
3. Informe de auditoría: el equipo auditor genera un reporte consolidado del ejercicio de auditoría. El informe será remitido al líder del proceso quien a su vez lo compartirá con su equipo de trabajo y según el resultado se deberán tomar las acciones correspondientes para ser gestionadas por cada área.
4. Seguimiento a las acciones: las acciones definidas para abordar los hallazgos serán objeto de supervisión por parte del equipo auditor para asegurar que se corrigió lo detectado y que se establecieron mecanismos para evitar que vuelvan a suceder.

El equipo auditor, efectúa auditorías de primera parte; es decir, en nombre propio de la organización y se enfocan en aquellos procesos que se encuentren dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las auditorías pueden ser realizadas a todas las unidades de la Universidad, en caso de ser requerido por la Alta Dirección.

Principalmente aquellos que hagan parte de los procesos que se encuentran dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad. Sin embargo, todos los trabajadores de la Universidad deben estar preparados para ser auditados. Razón por la cual, es fundamental que los líderes de proceso conozcan, apoyen y gestionen desde sus operaciones el mejoramiento continuo.

Las acciones correctivas, son aquellas enfocadas en normalizar el hallazgo de una falla identificada (no conformidad real o potencial), y evitar que el problema se presente o vuelva a presentar. Las acciones pueden ser identificadas en los ejercicios de auditoría externa, interna o de revisión del sistema.

Todas las acciones, detectadas en los procesos que se encuentran dentro del alcance de las diferentes certificaciones de calidad, son gestionados mediante el sistema de información Isolución en el módulo de medición.