Son diversas posibilidades reguladas por la ley a favor de las personas involucradas en un conflicto, a través de las cuales, pueden explorar propuestas de arreglo, para darle solución al problema, de forma eficaz, sin acudir a un proceso judicial.

Los M.A.S.C. ofrecen agilidad, eficiencia y eficacia en la solución de una controversia, descongestionan el aparato judicial y son –tal como le definió la Corte Constitucional en sentencia C-893/01– una forma de participación de la sociedad civil en los asuntos que la afectan.

La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador, quien, además de proponer fórmulas de arreglo, da fe de la decisión del acuerdo, la cual es obligatoria y definitiva para las partes que concilian (Art. 3, Ley 2220 de 2022).

Los canales dispuestos para la atención al público por parte del Centro de Conciliación son los siguientes:

• A través del formulario de contacto, dispuesto para tal fin, en la página web de la Universidad:https://www.uexternado.edu.co/centro-de-conciliacion/#contacto
• A través de consulta presencial, en las instalaciones del Consultorio Jurídico de la Universidad, ubicado en la Calle 12 No. 0-71, Barrio La Candelaria, Bogotá D.C., de lunes a viernes de 1:30 P.M. a 4:45 P.M.

Tenga en cuenta:

• Con la solicitud deben presentarse los documentos requeridos para adelantar la audiencia de conciliación.
• No será recibida tal solicitud si no se presenta la documentación completa.

Una vez se recibe la solicitud – o la corrección (si hay lugar a esto) – se fijará una fecha y hora para la celebración de la audiencia, dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación de la solicitud (Art. 55, Ley 2220 de 2022).

Y, la audiencia se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de admisión de la solicitud (Art. 55, Ley 2220 de 2022).

Tenga en cuenta:

El equipo del centro de conciliación adelantará un acompañamiento y una revisión previa, para que, al momento de la designación del conciliador, toda solicitud de conciliación reúna las exigencias de la normatividad y pueda ser admitida. Debe ser la conciliación un verdadero mecanismo que ofrezca agilidad y efectividad en la solución de las controversias.

La duración del trámite solicitado depende del desarrollo de la audiencia, la cual puede efectuarse en una o varias sesiones. En todo caso, este no puede exceder los tres (3) meses desde que se presenta la solicitud, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 2220 de 2022, salvo que las partes por mutuo acuerdo decidan prorrogar el término, pero solo hasta por seis meses más.

El conciliador designado suscribirá las citaciones y el Centro de Conciliación las enviará atendiendo la información suministrada por parte de los interesados, haciendo uso de los medios que se han considerado más expeditos y eficaces, bien sea por correo electrónico o a través de mensajería certificada.

En todo caso, deberá acreditarse prueba de la entrega de la citación de quienes van a asistir a la audiencia.

Son conciliadores los estudiantes, judicantes y abogados – directores y asesores de Sala y del Centro de Conciliación -, que cumplan con los requisitos legales, para desempeñar dicho rol.

La designación del conciliador se realiza a través de sorteo, entre aquellos que integran la lista de conciliadores del Centro de Conciliación de la Universidad Externado de Colombia.

En la fecha y hora prevista para la celebración de la audiencia, el conciliador dará a las partes un margen de máximo quince (15) minutos, para que comparezcan quienes han sido citados. Los recibirá y a medida de su llegada los ubicará en la sala (presencial o virtual) de audiencias destinada para su celebración.

En caso de que la audiencia sea virtual o se vaya a celebrar en modalidad híbrida (presencial-virtual), en el orden en que las personas se vayan conectando a través de la plataforma dispuesta para ello, se les permitirá el acceso a la reunión -previamente creada – dándose el mismo margen de tiempo de espera.

Una vez se hacen presentes los convocantes y convocados, se harán las presentaciones personales de rigor y se brindará a las partes la información relacionada con las obligaciones y atribuciones del conciliador, el objeto de la audiencia, los beneficios, propósitos, alcances y límites de la conciliación. De manera inmediata, el conciliador declarará instalada la audiencia y procederá a interrogar a las partes con el objeto de fijar las diferentes posiciones y pretensiones en conflicto.

Posteriormente, escuchará las propuestas que las partes tengan sobre fórmulas de arreglo y pondrá de presente la suya, si la tiene.

Realizado lo anterior, guiará la discusión, en torno a negociar la mejor salida al conflicto. El conciliador podrá discutir por separado con cada una de las partes, las razones que puedan ser vistas como impedimentos en la búsqueda de la fórmula de conciliación.

Culminada la audiencia con acuerdo conciliatorio sobre todos los asuntos relacionados con el objeto de la controversia, el conciliador está obligado a redactar y suscribir – una vez es aprobada por las partes – el acta de conciliación.

Si la audiencia culmina con acuerdo parcial, en este mismo sentido se elaborará y suscribirá el acta.

Si la audiencia es presencial, las partes firman el acta, en señal de aprobación. Si es virtual, la aceptación del acuerdo conciliatorio se hará a través de mensaje de datos – grabación plataforma Teams – que es admisible y objeto de prueba atendiendo la normatividad legal vigente. En caso de ser híbrida (presencial-virtual), la aprobación atenderá lo mencionado: Si la parte asiste de forma presencial firmara el acta, si lo hace virtualmente, aprobará el acuerdo haciendo uso de las herramientas tecnológicas.

En aquellos casos en los que la audiencia termine sin acuerdo conciliatorio, se expedirá una constancia en este sentido, declarando fracasada la audiencia de conciliación y se procederá a su archivo.

De igual forma se expedirá la constancia, si llegada la hora y fecha de la audiencia, las partes o una de ellas no comparece a la audiencia. Se indicará en la constancia, la(s) justificación(es) que se allegue(n), a más tardar dentro de los dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de celebración de la audiencia.

La audiencia será o podrá ser suspendida a petición expresa de las partes; en estos casos, el conciliador dejará evidencia de ello y de las razones que motivaron la toma de esta decisión. También es susceptible de suspensión, cuando el conciliador encuentre elementos de juicio respecto de la existencia de ánimo conciliatorio (Art. 63, Ley 2220 de 2022).

Tenga en cuenta:

• Cuando se presente una solicitud de conciliación y el asunto no sea conciliable de conformidad con la ley, el conciliador expedirá la constancia de asunto no conciliable dentro de los 10 días calendario a la presentación de la solicitud.
• Así mismo, “si durante el trámite de la audiencia se observare que no es procedente se expedirá la respectiva constancia y se devolverán los documentos aportados” (Art. 54, Ley 2220 de 2022).
• Con el fin de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes y el conciliador tendrán a su disposición toda la asistencia administrativa por parte del Centro de Conciliación.

El servicio de conciliación extrajudicial en Derecho, que presta el Centro de Conciliación es TOTALMENTE GRATUITO.